Guide exposants : informations générales

Version du 02/11/2026

1. Informations pratiques

1.1. Dates et horaires du salon

ATTENTION : pour accéder à votre stand, avant l’ouverture aux visiteurs, vous devez impérativement porter votre badge partenaire, y compris en dehors des horaires d’ouverture au public.

1.2. Dates et horaires de montage

Stands packagés

Pour les stands packagés, vous aurez accès au salon le lundi 8 mars 2027 à partir de 14h.

Surfaces nues

Les horaires ci-dessous sont valables pour les partenaires (et leurs prestataires) qui ont contractualisé un stand sur une surface nue.

1.3. Accès Lille Grand Palais

Adresse postale :

1, Boulevard des Cités-Unies - 59 777 EURALILLE - FRANCE
Tél. : +33 (0)3 20 14 15 16
https://www.lillegrandpalais.com/

Accès piétons :

L’entrée des visiteurs / participants se fait du côté du Boulevard Émile Dubuisson.
Lille Grand Palais se situe à environ 10 minutes à pied des gares Lille Europe et Lille Flandres et du centre-ville.

Aire de livraison :

Pour la livraison de matériel lourd nécessaire à l’aménagement de votre stand, se présenter à la guérite de l’aire de livraison située à l’arrière du bâtiment, à l’intersection de la rue Javary et de la rue du Cheminot Coquelin (coordonnées GPS : 50.632630 - 3.079834). Attention, vous ne pourrez pas rester stationné sur le parking une fois votre livraison terminée.

Pour le matériel léger, l’accès à la zone d’exposition se fait soit par le parking souterrain situé 1, Boulevard des Cités-Unies, soit par le lobby d’accueil Boulevard Émile Dubuisson.

• En venant de Dunkerque, Bailleul, Calais (A25) : prendre la sortie n°1 pour Lille (attention, la sortie se fait vers la gauche). Ensuite, prendre la voie 2A puis direction “Lille Grand Palais”.
• En venant de Paris (A1), Tournai, Mons ou Bruxelles (A27), Valenciennes (A23) : prendre la sortie n°2, puis voie 2A vers “Lille Grand Palais”.

1.4. Transports

Gare Lille Flandres / Gare Lille Europe

Compter environ 10 minutes à pied pour rejoindre Lille Grand Palais depuis les gares.

• Départ depuis Paris Gare du Nord : toutes les heures environ à partir de 6h40.
• Retour vers Paris Gare du Nord : toutes les heures jusqu’à 21h50, dernier départ depuis Lille Flandres.

Aux heures de pointe, des départs et des retours s’effectuent toutes les demi-heures.

Aéroport de Lille-Lesquin

L’aéroport de Lille-Lesquin se situe à environ 10 minutes du centre-ville en taxi ou en navette.
Consultez les horaires des navettes entre l’aéroport et le centre-ville sur le site de l’aéroport : https://www.lille.aeroport.fr/

Taxis

1.5. Stationnement

L’aire de livraison de Lille Grand Palais n’est en aucun cas une aire de stationnement. Un service de sécurité en assure le bon fonctionnement.

Un parking couvert, situé au rez-de-chaussée de Lille Grand Palais, est ouvert durant le salon. INDIGO vous offre la possibilité de commander des titres d’accès au parking couvert de Lille Grand Palais à tarif préférentiel, réservé uniquement aux partenaires du Forum INCYBER : 10,60€ TTC/jour (tarif 2027 pouvant évoluer).
Le formulaire de réservation est disponible directement dans votre espace partenaire.

À noter : aucun achat sur place ne sera possible — le tarif horaire standard s’appliquera.

Si nécessaire, et uniquement pendant la durée du salon, vous pourrez contacter l’accueil parking Lille Grand Palais au +33 3 20 67 33 12.

1.6. Montage

1.6.1. Mise à disposition des emplacements

Stands packagés

La livraison des stands sera effectuée le lundi 8 mars 2027 à partir de 14h.

Merci de ne pas vous présenter à Lille Grand Palais avant la date et l’horaire indiqués, au risque de vous voir refuser l’entrée au bâtiment.

Les opérations finales de montage, y compris le nettoyage et l’évacuation des marchandises et des emballages vides, devront être terminées le lundi 8 mars 2027 à 21h dernier délai.

Surfaces nues

Les halls seront accessibles aux exposants concernés et à leurs installateurs à partir du samedi 6 mars à 10h.

Les opérations finales de montage, y compris le nettoyage et l’évacuation des marchandises et des emballages vides, devront être terminées le lundi 8 mars à 21h dernier délai.

1.6.2. Livraison, stockage et reprise des marchandises et matériels

Lille Grand Palais n’assure ni la réception des colis sur site avant l’événement, ni le stockage de matériel pendant le Salon.

En conséquence, la réception des colis sur site ne sera possible qu’à compter du samedi 6 mars. Tout colis livré avant cette date pourra faire l’objet d’un refus ou d’un retour expéditeur.

L’organisation décline par ailleurs toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration de colis ou de matériel acheminés sur le site.

Afin de vous accompagner dans la gestion de vos expéditions, l’organisation du Forum INCYBER a renouvelé un partenariat avec la société de transport ESI Group, pour le stockage, la livraison sur stand et la reprise de vos marchandises.

Pour des raisons d’identification et d’organisation des flux, il est recommandé d’utiliser ESI pour le transport des marchandises sur le salon. Attention, pour le déchargement des véhicules des décorateurs et des exposants arrivant en direct sur site et nécessitant l’utilisation de chariots élévateurs mécanisés, il est obligatoire de passer par la société ESI.

CONTACTS
gaelle.bastaraud@group-esi.com
+33 7 87 67 96 68

💡 Vous trouverez la grille tarifaire ainsi que le bon de commande sur votre espace partenaire.

1.6.3. Surveillance de votre stand

Lille Grand Palais se charge de la surveillance générale du Salon dans les meilleures conditions mais ne peut pas assurer le gardiennage de chaque stand.

Les exposants dont les stands requièrent une surveillance particulière doivent commander la prestation directement auprès de Lille Grand Palais via un bon de commande à télécharger depuis l’espace partenaire.

Dans le cas où il ne commande pas ou ne prévoit pas de surveillance spécifique, l’exposant est responsable de son stand et doit prendre les dispositions nécessaires pour protéger son matériel et l’évacuer dès le soir de la fermeture du Salon (Jeudi 11 mars 2027).

1.6.4. Assurance

L’organisation du Forum INCYBER décline toute responsabilité quant aux vols, pertes et dommages qui pourraient être occasionnés pendant le montage et au cours de la manifestation. L’exposant s’engage à souscrire toutes les assurances nécessaires, notamment celles concernant le vol des marchandises présentées, de manière à couvrir entièrement les risques de toute nature.

1.6.5. Nettoyage et entretien de votre stand

Une prestation de nettoyage général est prévue à quatre reprises au cours du salon :

• Avant l’ouverture, le lundi 8 mars au soir : dé-filmage des moquettes, enlèvement et mise en benne des cartons et détritus ;
• Mardi 9 mars au soir (après la fermeture au public) : nettoyage des allées et des zones communes (hors stands) ;
• Mercredi 10 mars au soir (après la fermeture au public) : nettoyage des allées et des zones communes (hors stands) ;
• Après le démontage, le vendredi 12 mars au matin : nettoyage complet des halls.

Nettoyage de votre stand

Si vous souhaitez bénéficier d’un service spécifique de nettoyage de votre stand, il vous faudra commander cette prestation directement auprès de Lille Grand Palais via le bon de commande “nettoyage” disponible sur votre espace partenaire, ou bien directement sur le site des commandes complémentaires de Lille Grand Palais.

Sans commande additionnelle de votre part, seul le nettoyage au sol sera effectué.

1.7. Démontage

L’évacuation de votre stand et de vos marchandises pourra démarrer à l’issue du Forum INCYBER le jeudi 11 mars à partir de 18h et jusqu’à 1h du matin. Si votre stand est équipé, il sera démonté dans la foulée.

L’emplacement doit être totalement dégagé de tous décors, matériels et déchets (emballages vides, chutes de bois, caisses vides, pots de peinture vides, etc.) de 7h à 12h le vendredi 12 mars.

S’il reste du matériel, toutes les installations et structures de décoration seront déposées et mises en décharge par les entreprises désignées par l’organisateur, aux frais, risques et périls de l’exposant. Les emballages seront toujours considérés vides et aucune réclamation ne sera admise pour perte ou vol des objets, outils, accessoires, etc., qui pourraient se trouver à l’intérieur.

Si vous ne pouvez récupérer vos marchandises que le vendredi 12 mars, merci de prendre contact avec la société ESI, transporteur partenaire de l’organisation du Forum INCYBER, ou votre propre prestataire pour organiser la récupération de vos marchandises.

En aucun cas l’organisation du Forum INCYBER ne pourra être tenue responsable des marchandises oubliées sur le salon.

2. Services

2.1. Badges

Votre badge sera disponible quelques jours avant l’événement : vous pourrez le télécharger depuis votre espace personnel ou depuis l’application Forum INCYBER (disponible sur l’AppStore et sur Google Play).

Afin de faciliter votre accès au Forum INCYBER, nous vous remercions de bien vouloir imprimer votre badge en amont de l’événement.

Pour accéder au Forum INCYBER, il vous sera demandé de présenter une pièce d’identité en cours de validité, et ceci à chaque fois que vous entrerez dans Lille Grand Palais.

Des porte-badges et des tours de cou seront mis à votre disposition à l’accueil.

Nous vous rappelons qu’aucun visiteur ni exposant ne pourra accéder au Forum INCYBER sans être muni d’un badge.

2.2. WiFi

Une connexion WiFi sécurisée est disponible pour les exposants pendant toute la durée du salon. Les identifiants vous seront communiqués à votre arrivée sur votre stand (fiche partenaire).

Cependant, si vous devez faire des démonstrations spécifiques sur votre stand, nous vous conseillons vivement de commander une ligne Internet filaire auprès de Lille Grand Palais (bon de commande disponible sur votre espace partenaire).

2.3. Hébergement

Le Forum INCYBER met à disposition de ses exposants et visiteurs la plateforme de réservation d’hébergement Bnetwork.

Bnetwork a sélectionné des hôtels idéalement situés autour de Lille Grand Palais, à des tarifs préférentiels pour le Forum INCYBER, dans l'optique de faciliter votre processus de réservation.

Réservations individuelles (moins de 10 personnes)

Vous pouvez réserver vos nuitées directement sur le site de notre partenaire Bnetwork (paiement en ligne sécurisé ou virement bancaire) : https://incyber.bnetwork.com
Vous recevrez automatiquement une notification confirmant votre statut de réservation, puis une confirmation officielle sous 24h maximum (jours ouvrés).

Réservations groupées (à partir de 10 personnes)

Pour les réservations de groupe, merci d’envoyer votre demande directement à : incyber@bnetwork.com
Nous vous prions de bien vouloir préciser dans votre email votre choix d’hôtel, le nombre de chambres ainsi que les dates de séjour souhaitées.
Vous serez contacté dans un délai de 12h pour finaliser votre réservation.

2.4. Restauration

Seuls les services de restauration proposés par l'organisation du Forum INCYBER sont autorisés. À ce titre, il est strictement interdit de faire appel à des prestataires de restauration externes.
Toutes les offres (plateaux repas, cocktails sur stand, etc) sont disponibles dans la section “Prestations complémentaires” de votre espace partenaire.

Espace VIP

Si vous disposez d’un quota d’accès à la zone VIP, vous pourrez également vous y restaurer les trois jours du salon.
Merci de compléter la liste nominative de vos badges VIP directement sur votre espace partenaire (dans “Votre présence” -> “Vos badges d’accès”).
Date limite : lundi 22 février 2027.

Pack Lunch

Si vous avez choisi l’option “Pack Lunch” dans votre contrat, merci de préciser à votre contact partenaire l’heure souhaitée de livraison des packs pour les 3 jours.
Date limite : lundi 22 février 2027.

Vous pouvez passer vos commandes de Pack Lunch via le site des commandes complémentaires de Lille Grand Palais.

Cocktail de Gala INCYBER

Si vous disposez d’un quota d’invitations au cocktail de Gala du Forum INCYBER, merci de saisir la liste des participants sur votre espace partenaire (dans “Votre présence” -> “Cocktail partenaire”). Date limite : mercredi 17 février 2027.

Le cocktail se tiendra le mercredi 10 mars 2027 à partir de 20h30 dans le Grand Hall de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Lille. Vous devrez présenter votre badge Forum INCYBER à l’entrée.

Adresse CCI Lille : 40 place du Théâtre 59020 Lille Cedex

2.5. PC Organisation

Un bureau Organisation Forum INCYBER sera installé sur le salon au fond du hall A. N’hésitez pas à vous y rendre en cas de besoins / questions.

Vous y trouverez également le PC Organisation Lille Grand Palais et GL EVENTS pour tout ce qui concerne les commandes supplémentaires passées chez eux.

Une équipe sera également disponible pour vous renseigner sur l’application INCYBER, en particulier si vous avez des questions relatives à la plateforme de networking et/ou au scan des badges.

3. Règlement décoration

3.1. Coffrets électriques

• Les coffrets électriques sont exclusivement fournis par Lille Grand Palais.
• L’îlotage est interdit.
• Un coffret électrique est obligatoire pour chaque stand.
• L’exposant est responsable de l’installation électrique à partir du boîtier livré sur son stand, et doit éteindre ce dernier tous les soirs.

3.2. Sol, poteaux et murs des halls

Les sols et piliers des halls de Lille Grand Palais sont en béton. Il est strictement interdit d’y effectuer des percements, scellements, saignées ou découpages. Il est également interdit de les peindre.

L’emplacement mis à disposition de l’exposant doit être restitué dans l’état initial. Tous les détritus (moquette, adhésif…) doivent être retirés. Les dégâts constatés lors du démontage seront facturés à l’exposant responsable.

L’exposant est lui-même responsable pour ses prestataires (décorateurs, installateurs…).

3.3. Animations sonores

Les exposants qui désirent utiliser des moyens de sonorisation sur leur stand doivent obligatoirement s’assurer que cela ne gênera pas les stands voisins.

Les animations sonores sont autorisées uniquement à partir de 17h et ne doivent pas dépasser 85 décibels à proximité du stand. En cas de dépassement relevé via un sonomètre, un premier avertissement sera donné et l’organisation se réserve le droit d’interrompre l’animation.

3.4. Balisage et moyens de secours

Les moyens de secours (extincteur, lance à incendie…) doivent rester visibles et accessibles.

Les constructions et aménagements ne doivent pas cacher les inscriptions signalant les dégagements ou cheminements d’évacuation (sortie, sortie de secours…).

3.5. Utilisation du butane ou du propane en bouteille

Sur déclaration préalable obligatoire de l’exposant, les bouteilles contenant au maximum 13kg de gaz sont seules autorisées et respecteront les normes suivantes :

• Les bouteilles doivent toujours être munies de détendeurs normalisés ;
• Les bouteilles raccordées doivent être placées hors d’atteinte du public et protégées contre les chocs ;
• Le nombre de bouteilles raccordées sur chaque stand est limité à 1 (un) ;
• Les bouteilles raccordées doivent être éloignées les unes des autres de 5 m au moins, ou moins de 5 m si elles sont séparées par un écran rigide et incombustible et implantées à raison d’une bouteille pour 10m² ;
• Les tuyaux de raccordement souples et flexibles doivent être conformes à la norme correspondant à leur diamètre, de longueur inférieure à 2 m, et utilisés avant la date de péremption figurant sur le tuyau ;
• Les bouteilles non raccordées ne doivent pas être conservées dans l’enceinte de l’exposition.

4. Contacts

Organisation et logistique : organisation-europe@forum-incyber.com

Partenariats : partenariat@forum-incyber.com